Humaniza las reuniones Telemáticas
Las videoconferencias han llegado para quedarse. Las reuniones telemáticas tienen muchas ventajas. Hemos ganado tiempo en: desplazamiento, puntualidad, concreción de la reunión etc… Sin embargo el mal uso de esta formula de reunión puede ocasionar otras problemas.
Es un buen momento para poner en marcha un proyecto de cambio con las reuniones ¡hay mucho por hacer! terminar con las reunionitis, la reunión como herramienta de demostrar que trabajamos, sacar mayor provecho a las reuniones. Las reuniones ahora tienen tambien un objetivo relacionar. Las reuniones además del objetivo para él que son convocados, tambien tiene el objetivo de relacionarnos, compartir, convivir.
El uso y la implementación de esta forma de trabajo no debería eliminar este otro objetivo humano. Humanizar la reuniones telemáticas. Las reuniones telemáticas no tienen que ser robóticas. Es un nuevo medio de relación, y quiero subrayar de relación.
REUNIONES TELEMÁTICA HUMANIZADA Y PRODUCTIVA:
PON SIEMPRE LA CÁMARA EN REUNIONES TELEMÁTICAS:
Las cámaras son el elemento humanizador de la reunión. A través de la cámara podemos tener percepciónes, vemos la comunicación no verbal, somos más asertivos , por que podemos ver el efecto en la otra persona.
Otro elemento importantes es lo desmotivado y difícil que es hablar solo, con una pantalla negra , mirándote todo el tiempo y sin recibir feedback. Para eso , no te reúnas , lo grabas en un video y lo envías, no pierdes el tiempo y es menos desmotivado. Parece que lo que dices no le interesa a nadie, por que ya sabemos todos lo que pasa cuando pones la cámara.
Ineficiencias producto de no poner la cara en una videoconferencia:
1- ¿Estarás o no?
Si no estas el interlocutor tiene que volver a repetir lo dicho anteriormente para que te enteres cuando vuelves y esto ocasiona una ineficiencia por un lado los que si estaban tienen que volver a escucharlo y por otro lado se interrumpe el hilo conductor de la reunión.
2- ¿Estás escribiendo mails?
No podemos hacer dos cosas a la vez. Crees que has oído y que tienes claro lo que se hablado sin embargo tu memoria no lo guarda y es muy probable que se te olvide así que para la próxima reunión nos lo traerá con la calidad y con el detalle necesario.
3- ¿Coges llamadas de teléfono?
Aunque no lo creas genera estrés y no prestas atención ni a la llamada ni a la reunión en la que estás. En realidad sabes que pueden hacerte una pregunta y debes contestar correctamente, cuando dices, me puedes repetir la pregunta….. tu imagen por los suelos, sabemos que no estabas…. crees que puedes hacer multitasking y lo que estás es generándote auto estrés. La importancia de la atención plena, a través de ella mejoramos la eficiencia.
GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS REUNIONES TELEMÁTICAS : KAIROS SÍ ; CHRONOS NO
Hay una frase que creo que es importante recordar aunque sea de perogrullo: ” el tiempo es importante el de todo el mundo, no es tu tiempo más importante que el de otros, es igual de importante”.El respeto por el tiempo de todos es un mantra que deberíamos de incorporar en las reuniones.
La primera acción eliminatoria el cronograma e incorpora el Kairosgrama ¿Qué significa esto?.
Chronos es el dios del tiempo, siempre que lo vemos nos muestra un tiempo tirando, un tiempo que nos domina, el tiempo se nos va y no podemos hacer nada, no tengo tiempo…. para nada… generando angustia y estrés. El tiempo es finito..Las fotos de Kronos son significativas, los colores , la imagen de comerse a tus hijos nos muestran el tiempo como algo desagradable. Kairos por contra es el dios de la oportunidad, del tiempo en positivo, del tiempo aprovechado, disfrutar del tiempo que tenemos.
Con la reuniones telemáticas he podido observar que ser mucho más estricto con el tiempo de duración cosa que en principio es positivo sin embargo y el momento en que parece que el tiempo es un tirano y donde hay que cortar si o si las reuniones porque tengo otra reunión que me está esperando en el minuto 00. Pensemos que la reuniones a veces se alargan, a veces se acortan, lo ideal es que sean eficiente pero lo que no puede ser es una agonía y dejar la reuniones a medias, cortar la reunión, salir corriendo porque tiene otra reunión y no tiene ni siquiera un segundo sencillamente para levantarse estirar las piernas, coger agua y continuar trabajando.
Ineficiencias generadas por no pensar en la gestion del tiempo:
1- Si vienes es para quedarte,
Si no puedes no vengas. Esta en una reunión y estar saliendo y entrando constantemente , demuestra que esa reunion estas por estar y no es importante. esta forma retrasa las reuniones. Si crees que la reunion no es necesaria, no es importante no vayas. Delega la reunión e incluso podrá solicitar grabarla que es otra ventaja que tiene el hacer reuniones telemáticas para verla contranquilidad luego y poder aportar a esa reunión ya ese tema que se está gestionando.
2- Dedica una parte del tiempo de la reunión telemática a la parte relacional.
Empezamos con un café, que sea distendida, las reuniones son para trabajar , no son un examen… Genera buen ambiente. Un ambiente fluido y un ambiente de calidad consigue que se llegue a consenso mucho antes que una reunión que se inicia con tensiones y con mal ambiente de trabajo.
Si tienes algún problema que va a ocasionar un conflicto, hablado previamente con la persona que convoca la reunión para que esta persona lo pueda gestionar, en lugar de lanzar una bomba que muchas ocasiones no se puede resolver en ese momento, por tanto se ha perdido el tiempo. Desconvocar una reunión a veces es buena idea.
3- En la convocatoria describe el tipo de reunión telemática vamos a tener.
El correo electrónico en el asunto incluye el tipo de reunión que estás convocando: reunión Agile, algún tipo de ceremonia. si es una reunión de creatividad, una reunión informativa, una reunión de proyecto, una reunión para solucionar un problema que se ha generado….. etc…
4- Las reuniones designale el tiempo que necesitas.
Establece el tiempo de antemano, la duración de la reunión según el tema a tratar no todas tienen que durar una hora. Deja espacio para poder trabajar. Ir de reunión en reunión es agotador, termina el día y lo que tengo es una lista interminable de cosas que hacer, que realmente no sé cuándo hacerlo, esto me lleva a procrastinar y genera un tremendo estrés y ansiedad parece que no voy a ser capaz de abordar todo lo que tengo encima y esto produce un estado enorme de irritabilidad que se traduce en una actitud poco colaboradora.
5- Los miércoles sin reuniones, ni telemáticas, ni presenciales, una opción:
Empecemos a ser valientes y poner en marcha acciones disruptivas. El Gestor del Cambio te ayudará a implementar este nuevo habito! Si es profesional sabe cómo.
Un día a la semana prohibido reunirse y así podemos dedicar tiempo a concentrarnos, éste además sería el día ideal de teletrabajo. Un día entero para sacar todo el trabajo que tenemos pendientes, estar concentrados y con la atención plena en el trabajo. Cuando trabajamos así conseguimos un Estado alfa que provoca en nuestro cerebro el brinstorming de ideación, conectamos ideas, surgen nuevas… Es un día a la semana altamente productivo no solo por las entregas, la calidad, si no también son días que pueden surgir ideas de mejoras que aumentará la productividad del trabajo. Dice Elon Musk, cofundador de Tesla “Creo que este es el mejor consejo: piensa constantemente cómo podrías hacer mejor las cosas”.
LAS REUNIONES TELEMÁTICAS HÍBRIDAS SON COMO EL ACEITE Y EL AGUA
En la situación que vivimos actualmente nos encontraremos días en los que algunos teletrabajan y otros están de forma presencial y necesitamos reunirnos. Las reuniones híbridas son bastante ineficiente puesto que estás pendiente de: si la persona que está teletrabajando :
- escucha o no escucha
- cuando quiere aportar algo le cuesta intervenir porque en este caso la pantalla es una barrera
- tienes que ir cambiando el ordenador la tablet o lo que estés utilizando de lugar si queremos que puede haber una pantalla o si estamos trabajando con post it….
Si tienes la opción de hacerlo todo presencial o todo telemático mucho mejor, en el caso que estemos trabajando un equipo en casa y otro equipo en la oficina en el momento que tengamos que juntarnos es mejor hacerlo todos de forma telemática.
“Las reuniones son momentos para pensar, solucionar o desatascar temas, aprender cosas, un impulso para continuar trabajando y avanzando, ¿próximos pasos por favor? es una oportunidad para cohesionar los equipos.”
“Debes hacer cosas que realmente sean importantes, pero también debes divertirte, porque si no, no tendrás éxito”. Larry Page
