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La palabra oficina proviene del latín officium. Su significado no es necesariamente un lugar.

Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales “oficinas”. Estos cuartos eran a menudo llamados bibliotecas por algunos  y la prensa en general porque se asocia a los pergamino a literatura.

En 1903 se empezó a construir el edificio Larkin realizado por el arquitecto Frank Lloyd Wright. Estaba ubicado en Séneca street 680, buffalo, Nueva York, Estados Unidos.

Cuando Wright diseñó este edificio tiene la intención de innovar el entorno laboral para favorecer a los trabajadores. La disposición general de los planos, con sus galerías abiertas, que se abren a un patio pleno de luz, daba a los empleados una sensación “familiar”. Todos trabajaban juntos, sin despachos privados ni espacios separados. Sólo esto era ya una revolución en el mundo laboral de entonces, donde el jefe habitualmente permanecía aislado de sus empleados.

Hoy, más de un siglo después ,seguimos debatiendo sobre las ventajas y desventajas de crear entornos abiertos como fórmula de éxito , puesto que se mejora la motivación y en consecuencia la productividad.

En España, sólo el 23% de los trabajadores está satisfecho con su lugar de trabajo, a años luz de países como Alemania (38%) o Estados Unidos (40%).(Según una reciente encuesta del fabricante de mobiliario Steelcase en 17 países)

Actualmente hay una nueva manera de entender los entornos de trabajo en la que prima la productividad del empleado frente a las horas físicas que pasa frente a un ordenador o en su puesto de trabajo, La New Way of Working (NWoW), según la terminología anglosajona.

Sin embargo, esta fórmula considerada exitosa sigue siendo difícil de implantar en las compañías españolas.

¿Cuáles son los 3 errores que comenten las organizaciones?

1º No se contempla como un proyecto de gestión del cambio,

Todo proyecto de cambio tiene 3 fases, Diagnóstico, Implantación y Consolidación. Cuando tomamos la decisión de poner en marcha un proyecto de Open Space, llamamos a los arquitectos, vemos temas de tecnología, ya que esta modelo de trabajo conlleva una nueva cultura de trabajo, no es solo y simplemente quitar las paredes. Todo esto tiene un alto coste económico y de impacto en las organizaciones. Y cuando preguntas al director del proyecto, o directivo que lidera este proyecto…¿ y para las personas?, ¿para acompañarlas en este cambio cultural de cuánto presupuesto disponemos? La respuesta es nada.

Y yo me pregunto ¿cómo es posible que un líder contemple todos los impactos y no destinen un presupuesto al mayor activo que tienen las compañías, las personas?.

Lo cierto es que es así en la gran mayoría de los casos, no en todos claro. No tenemos en cuenta lo que significa este cambio, es un cambio profundo en el modelo de trabajo, de cultura, de forma de relacionarnos, de comunicarnos incluso de educación. A partir de este momento, las estructuras tienden a ser horizontales, los responsables visualmente están al mismo nivel que los equipos que dirigen.

De repente pedimos que sean grandes managers, que dirijan por respeto y no por autoridad, que actúen bajo el refuerzo positivo, cosa que no habían hecho hasta ahora. Hasta este momento se realizaba a través de la obligación y la autoridad. Todos los privilegios que han conseguido por mérito y trabajo ya no tiene sentido. Y todo esto en 24-48 horas.

Cuando haces un buen proyecto de cambio, todo esto se minimiza hasta un 50%. Si tienes un profesional de cambio a tu lado es más fácil conseguirlo.

 2º No se involucra a las personas,

Seguimos sin preguntar ni escuchar, sin aprovechar la sabiduría colectiva.

Si involucramos a las personas y les explicamos el por qué y para qué de las cosas, sí les hacemos participes a las personas de la organización e implantación, conseguimos que se sientan parte del entorno, que nos den ideas sobre cómo mejorar la organización del espacio, cuando se hace de esta forma, escuchamos frases motivadoras y optimistas con respecto al cambio, aunque te hayan sacado de tu despacho, o la oficina ahora esté mas lejos de tu casa. Etc. escuchamos frases que hablan de los beneficios del cambio, las personas que pertenecen a la organización están contentos, de mejor humos, disfrutan de su nuevo entorno, esto lo podemos observar en comportamientos como: invitan a clientes a las instalaciones, cuando reciben una visita de un proveedor le enseñan las instalaciones, las personas con las que hablas transmiten el orgullo de pertenencia y mucho más!

Sin embargo he estado en empresas que no se ha involucrado a las personas y rápidamente lo ves al contrario que el caso anterior, escucha comentarios como : “yo cumpliré mi horario, ahora tengo que venir antes porque no tengo aparcamiento”, te explican todas las desventajas del cambio, se comparan con otros, mi sitio tiene menos luz, claro mi jefe se lleva peor con el director. Los mandos medios y directivos, se alejan de la estrategia de la compañía y se colocan como hombros de sus equipos reforzando la idea de que somos un número.

 

3º No se aprovecha el cambio para Gestionar el Talento y reforzar la Cultura de la compañía.

Un Proyecto Open Space es un cambio muy interesante, rompe con muchos paradigmas hasta ahora existían en nuestra sociedad y entornos laborales

En un estudio de la UNED: ”Concepción del entorno de trabajo” Explica que Las estrategias de diseño, al elaborar nuevos proyectos de reforma o implantación de oficinas de la UNED se concentraron en:

• Incrementar la Calidad de los espacios de trabajo, influyendo con ello en el bienestar de los trabajos y potenciando la productividad.
• Aumentar la Flexibilidad, creando espacios que se adapten a las necesidades del trabajador y no a la inversa.
• Ser Institucionales, reflejando en los espacios de trabajo los valores y su cultura.
• Seguir conceptos de Sostenibilidad, con un diseño y políticas que se adapten a las exigencias actuales.
• Optimización de Costes, no su reducción, con un mejor aprovechamiento de las superficies y los espacios disponibles.

Tener una cultura de empresa es realmente complicado, se necesita una continuidad y constante refuerzo, ya que las nuevas incorporaciones con otras culturas, fusiones de empresas, adquisiciones de la competencia, la velocidad de los mercados, nos obliga a gestionar de cerca la cultura de la organización para que no solo, no se difumina sigilosamente a consecuencia del entorno actual, si no que salga reforzada cada vez que tenemos un ocasión. La comunicación implanta y la formación consolida.

Una buena comunicación interna nos ayuda a implantar este nuevo modelo de trabajo. El mensaje debe llegar a todos los grupos de la empresa, sabemos que es un éxito cuando se integra en las personas que componen las organización y no solo eso, sino que se convierten en los embajadores de la compañía, dentro y fuera.

Un proyecto de Open Space es un proyecto enfocado a nuevas formas de trabajar y de relación interpersonal en la organización. Es el momento de implantar una fórmula orientada a:

• Trabajar en equipo, de trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Gestionar la diversidad cultural de los trabajadores.
• Gestionar el modelo de convivencia basado en la educación y respetos a los demás
• Aporta también nuevas dimensiones al concepto de lugar de trabajo.
• Nos permite Mostrar nuestra diferencia a los clientes internos y externos, el espacio refleja nuestra imagen y cultura.
• Los espacios mejoran y propician la comunicación interna
• Reducir las jerarquía, hacia la Redarquía. abiertas de colaboración está basado en las interacciones que múltiples agentes mantienen entre sí cuando comparten su talento y su conocimiento de forma abierta y transparente, en relaciones de igual a igual. Frente al tradicional modelo organizativo jerárquico, en el que las órdenes son impuestas y discurren exclusivamente de arriba abajo, la redarquía es un orden que funciona de abajo arriba: las decisiones y las soluciones emergen de forma natural como destilación espontánea de la inteligencia colectiva. (fuente Wikipedia)
• incrementar la flexibilidad en el trabajo, la famosa conciliación.

Vale la pena la inversión en un proyecto de cambio que fortalece los valores y cultura de empresa, me ayuda a gestionar el talento y hace de mí compañía además de un lugar donde la gente quiere trabajar, una compañía competitiva, que lucha no por subsistir, sino por ser la número uno y referente del sector.

Les dejo el link de la ponencia de Oscar Fernández de Aguirre Newman, del 2º Congreso de gestión del cambio realizado el año pasado en los cines Callao, Trendic topic en Madrid y organizado por el instituto Mm.

(https://www.youtube.com/watch?v=bG6YVlfvu6M&index=8&list=PLDroCA6pApHF5A9FqSuxPC_wEf5wx1yEI )

 

Amanda Palazón