Category Archives: Gestion del cambio

FACTORÍA DIGITAL

Hoy he tenido el placer de estar invitada como empresa panelistas en una nueva iniciativa llamada FACTORÍA DIGITAL lanzada por Isabel Díaz Ayuso para impulsar a la empresa de la Comunidad de Madrid. Se realizó con una asistencia de más de 420 personas entre emprendedores y empresarios madrileños. 

La apertura  del evento para explicar las condiciones y objetivos de este acuerdo marco tan novedoso fue de la mano del Vicepresidente La Comunidad de Madrid. Madrid digital, la agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid,  de la mano de la Consejera Delegada de Madrid Digital Elena Liria  nos explicó el objetivo de esta iniciativa liderada por Innovación, área que pertenece a Madrid Digital.

La Comunidad de Madrid se ha propuesto digitalización de la Administración y la facilitación al ciudadano de las gestiones que tenemos que hacer a diario. Quiere aprovechar el talento que hay en la Comunidad y modernizar el sistema de contratación. Que la empresa Madrileña, sin importar su tamaño pueda acompañar a la administración en este viaje de la transformación digital , del que todos hablan , sin embargo ¿Cuántas empresas realmente están transformadas para la digitalización?

LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN FACTORÍA DIGITAL

La Gestión del Cambio con un espacio propio, un hito en el camino de la Gestión del Cambio y una celebración para el propósito del Instituto de Gestión del Cambio, que nació hace 9 años . Creo que es el primer evento institucional donde se hace mención especifica a la gestión del cambio como disciplina importante dentro de esta transformación  y la necesidad de que forme parte de este Acuerdo Marco como un punto importante dentro del Lote de consultoría. 

¿QUE VA A CONSEGUIR FACTORÍA DIGITAL?

Con FACTORIA DIGITAL, se va a promover la economía madrileña e impulsar la innovación con la empresa grande, mediana o pequeña empresa de la Comunidad de Madrid. Hay hueco para startup y para grandes organizaciones,  todos vamos a tener la posibilidad de formar parte de la digitalización y crecimiento económico en la Comunidad de Madrid, a través del modelo de Acuerdos Marco que recoge la Ley de Contratación

Estas iniciativas desde las instituciones son un impulso tremendo a la economía, al empleo y a la ilusión de las personas que cada día estamos luchando por un mercado ágil, competitivo y moderno. Son iniciativas que se adaptan a la realidad de los ciudadanos y empresas, dieron algunos datos muy interesantes que evidencian esa realidad de las empresas y ciudadanos: 

  • el 95% de las empresas interactuaron con la Administración Pública mediante internet
  • el 94% de los hogares tienen conexión a internet.
  • la CM es la región con mayor porcentaje de usuarios de internet.
  • Muy interesante también el dato de que el 56% del total de la inversión TIC de España se concentra en la Comunidad de Madrid.  

Enhorabuena a Isabel Diaz  Ayuso y Elena Liria por este evento donde se ha hecho un enorme ejercicio de transparencia para explicarnos en qué consistía el Acuerdo Marco y que pasos debemos de dar las empresas para optar a trabajar con la Administración Pública (CM) hasta ahora tan difícil por las condiciones de la Ley de Contratación.  

Mas info:https://www.madridactual.es/7742136-madrid-ayuso-presenta-la-factoria-digital-un-proyecto-de-futuro-para-atraer-las-mejores-ideas-tecnologicas

Con iniciativas así el 2021 arranca con un horizonte optimista. Como decía Lao Tzu “ Un viaje de mil millas comienza con un solo paso 

 

 

Fake Change Management – ¿Cómo puedo identificar el Fake Change Management?

Entramos en un año de altísima transformación así que cuidado con el Fake Change Management. Es humano si vemos una oportunidad de negocio lanzarnos a ella, sin embargo es importante saber identificar cuando hablamos del Fake Change Management.

¿Qué es Fake Change Management?

Consiste en hablar de Gestión del cambio tras googlear, grandes frases y eslogans ya validados en las redes sociales. La pregunta es que podemos encontrar detrás de eso que hay? ¿tienen método de trabajo reconocido o es propio? ¿tienen formación certificada? ¿Quién ha mentorizado su proceso de gestión del cambio ? ¿cuántas horas de vuelo de Gestión del cambio tiene ese profesional? ¿Qué institución ha generado la certificación que avala este conocimiento? 

¿Cómo identificar el Fake Change Management?

  1. inicia la conversación con planes y actividades, no habla de hacer un Plan Estratégico del Cambio y /o plan táctico del cambio. El cambio es un proceso no un conjunto de actividades.
  2. centra el cambio en los procesos. Habla de entregables en lugar de:
    • poner el foco en las personas
    • siempre primero escuchar, luego diseñar y por último actuar. escucha recurrente.
  3. hablan de comunicación de forma tradicional y no de la comunicación moderna para el cambio basada en beneficios para los empleados para afrontar el cambio, no comunicar de forma innovadora o bien de Endomarketing.
  4. mantienen el status, no plantean acciones disruptivas, que rompan paradigmas.
  5. no plantea foco en la dirección de la organización y trabaja un plan de sponsors para crear cultura de cambio. 
  6. no trabaja con las personas de la organización, ni trabajan con métodos para identificar los stakeholders. 
  7. no saben medir, no conocen los KPI´s para medir los indicadores emocionales y soft del proyecto. Autonomía del cambio o adhesión al cambio.
  8. no hablan en término de resultados, siempre comentan la dificultad que tienen para hacer tangible el cambio.
  9. el cambio lo gestionan de fuera a dentro , en lugar de dentro a fuera, esto quiere decir que plantean el cambio con equipos muy grandes externos y pocos equipos internos que lideren el cambio.

¿Qué podemos hacer para evitar caer en el Fake Change Management?

A los emigrantes de la era digital ,es decir, aquellos que no somos nativos, nos ha tocado alfabetizarnos en nuevas formas de trabajar, en nuevas tecnología etc… y estas nuevas profesiones como es Gestor del cambio no hay referencias claras y de años que nos ayuden a detectarlo. 

Algunas trucos para identificar a un profesional de la gestión del cambio:

  • solicita el certificado de su conocimiento. 
  • verifica con el centro que impartió el certificado en qué consiste el certificado, si es un certificado de asistencia o certificación internacional
  • Visita la pagina y solicita  el certificado de la A.C.M.P- Asociación de Change management professional.
  • solicita explicación de la herramienta de medición que van a utilizar  para conocer resultados del cambio 
  • solicita un certificado de horas de trabajo en gestión del cambio o change management, las horas de vuelo ejecutando son muy importantes.
  • pide referencias a otras empresas donde se ha llevado el proceso de cambio
  • entérate si han apoyado a sus clientes a conseguir premios y recomendaciones

Rodearnos de un equipo profesional nos ayuda a cosechar éxitos.

¿Cuantas veces te ha dicho que lleves un proyecto sin presupuesto?.¿Cómo puede ayudar un gestor del cambio en este tema?

Cada vez es más habitual escuchar:” necesito ayuda en este proyecto, es estratégico y no tengo presupuesto….” La gestión del cambio cultural debe liderarla un profesional y experto en cambio. Apostar y trabajar en este cambio cultural,  en la forma de trabajar sin recursos, nos proporcionaría muchos éxitos y ser mÁs competitivos. Ya saben que el que mucho abarca poco aprieta

¿Te suena esta situación? Eres responsable de este proyecto a ver cómo lo haces porque no podemos asignar presupuesto, pero sé que eres muy capaz. Esto creo que es una frase culturalmente integrada en nuestro día a día y no hemos reparado en lo perjudicial que es.

¿Es un mal hábito o es una muletilla? ¿es real o es la formula de ajustar los costes? dentro del cambio cultural sería necesario incluir el cambio en la manera de gestionar los presupuesto y recursos en los proyectos. Hacer sólo aquello que realmente podemos llevar a cabo, aquello que sea factible, tanto por presupuesto como por tiempo,  por qué… ¿conoces las consecuencias de tener a las personas trabajando con una reto que ya de origen es altamente difícil de gestionar por que lo afrontamos sin recursos?

TRES CONSECUENCIAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS SIN PRESUPUESTO 

Cada vez que nos reunimos con nuestros equipo de trabajo y decimos…” Hay que hacer…. un cambio cultural y no tenemos presupuesto”…. ocurre principalmente tres situaciones:

1- Burnout laboral.

Cuando algo nos genera frustración no invade una fuente enorme de ansiedad. Nos surge un conflicto internos queremos alcanzar las metas pero no sabemos cómo. Si ocurre una vez es posible que lo superemos con calma, sin embrago esta situación de forma continuada empieza a poner en tela de juicio la confianza en nosotros mismos.

La frustración nos lleva a la sensación de saturación del cambio, falta de credibilidad en la empresa y en la dirección.  En una ocasión, haciendo un diagnostico para hacer el plan estratégico del cambio me dijo una persona: ” aquello que no tiene presupuesto asignado, no es importante…”.

Consecuencias del Burnout:

  • Aparece la Sensación de frustración colectiva lleva también a la infelicidad colectiva y por tanto contribuye a bajar la productividad.
  • Baja el nivel de creatividad.  Ante una situación que hay que resolver si estamos bien y seguros de nosotros mismos tendremos: una mente abierta y orientada a la solución y no al problema. Esta actitud mental positiva mantiene el equilibrio y  aceptar otras opiniones tanto favorables como contrarias. Cuando estás en esta situación de frustración alta,  o burnout, te lamentas, ves los obstáculos más grandes que la solución, el miedo es el que nos maneja y finalmente lo que nos lleva a la ira al enojo y la fatiga crónica.  Se pierde el foco en lo importante que es: generar valor.

El síndrome del Burnout, le ocurre a las personas que tienen un desgaste profesional sean líderes o no. Es una enfermedad que la OMS ha declarado cómo enfermedad laboral y la puede desarrollar cualquier persona o empleado independientemente de su categoría profesional los líderes también pueden tener Burnout.

 

2- Pacto de no agresión” el conflicto pasivo.

El conflicto siempre lo reconocemos como enfado, crispación o agresividad, sin embrago tambien existe esa otra forma de afrontar los conflictos desde una forma pasiva.

¿Cómo lo podemos observar? se opta por no entrar en confrontaciones y mantenerse callado. Es lo que yo llamo “el pacto de no agresión” . Es decir , es un pacto no verbal, donde yo n me meto en tus cosas y tu no te metes en las mías, parece que todo va bien . Hasta que haces una encuesta de clima laboral o mides ellos eNPS y los resultados son negativos.

Esta forma de trabajar pasiva y reactiva, en un clima aparentemente no conflictivo también es una forma de conflicto.  Se afronta no con agresividad, si no con pasividad. Es una forma de  que no exista el conflicto significa sencillamente que voy a tener una actitud pasiva ante la situación lo que me va a llevar a dejarla correr y que se solucione sola o si no se soluciona ya veremos….. q la consecuencia de esto es que ahí queda, una cos mas que se suma a esa lista enorme de cosas sin hacer, hasta que explota.

3- Baja calidad de trabajo, mas errores, mas frustración:

Finalmente también se convierte en una excusa sencilla que nos acompaña durante todo el proceso si las cosas tienen baja calidad, si no hacemos el trabajo correctamente siempre la excusa es… no tengo presupuesto. En el fondo entendemos que no se busca calidad sino sencillamente que se hagan las cosas.

Esta actitud provoca que baje el nivel de competitividad, disminuye el orgullo de trabajo, esto genera unos resultados mediocre con el que entramos en el bucle de la miseria.

¿Cómo funciona el bucle de la miseria? cuanto peor resultados tenemos menos presupuesto tendremos y por tanto peores resultados tendremos y así sucesivamente se genera este bucle de la miseria en el que estamos inmersos. Este bucle nos lleva a estar constantemente en conflicto. Esa situación de conflicto con los clientes incrementa la frustración de los empleados puesto que nos pasamos más tiempo resolviendo los fuegos que se abre en lugar de tener y dedicar nuestro tiempo a cómo mejorar el servicio y a generar nuevas ideas, una vez mas la idea e generar valor.

¿Qué podemos hacer para evitar estas consecuencias? ¿por qué es importante la gestión del cambio?

La comunidad de HCMBOK sabemos la importancia y el impacto de la cultura en los proyectos de cambio, este tema del que hablamos es un cambio en la cultura, una nueva forma de organizar el portafolio de proyectos para el año 2021.

¿Cómo podemos hacerlo?

  1. Trabaja la estrategia del 2021 con el director de Gestión del Cambio o director de la CMO
  2. Pon criterios de importancia realistas
  3. Escribes los OKR del 2021
  4. Aprende a decir NO
  5. Deja espacio para la improvisación, sabemos nos van a llegar nuevos proyectos estratégicos, vivimos en un entorno            Antifrágil, no empieces el año con todo el tiempo cubierto, no es realista.
  6. Habla con los mandos medios y jefes de equipo para ver cómo distribuir los proyectos. Escucha mas allá del comité
  7. Decide con Visión Global.

 

Humaniza las reuniones Telemáticas

 

Las videoconferencias han llegado para quedarse. Las reuniones telemáticas tienen muchas ventajas. Hemos ganado tiempo en: desplazamiento, puntualidad, concreción de la reunión etc… Sin embargo el mal uso de esta formula de reunión puede ocasionar otras problemas.

Es un buen momento para poner en marcha un proyecto de cambio con las reuniones ¡hay mucho por hacer! terminar con las reunionitis, la reunión como herramienta de demostrar que trabajamos, sacar mayor provecho a las reuniones. Las reuniones ahora tienen tambien un objetivo relacionar. Las reuniones además del objetivo para él que son convocados, tambien tiene el objetivo de relacionarnos, compartir, convivir.

El uso y la implementación de esta forma de trabajo no debería eliminar este otro objetivo humano. Humanizar la reuniones telemáticas. Las reuniones telemáticas no tienen que ser robóticas. Es un nuevo medio de relación, y quiero subrayar de relación.

 

REUNIONES TELEMÁTICA HUMANIZADA Y PRODUCTIVA:

PON SIEMPRE LA CÁMARA EN REUNIONES TELEMÁTICAS:

Las cámaras son el elemento humanizador de la reunión. A través de la cámara podemos tener percepciónes, vemos la comunicación no verbal, somos más asertivos , por que podemos ver el efecto en la otra persona. 

Otro elemento importantes es lo desmotivado y difícil que es hablar solo, con una pantalla negra , mirándote todo el tiempo y sin recibir feedback. Para eso , no te reúnas , lo grabas en un video y lo envías, no pierdes el tiempo y es menos desmotivado. Parece que lo que dices no le interesa a nadie, por que ya sabemos todos lo que pasa cuando pones la cámara.

Ineficiencias producto de no poner la cara en una videoconferencia:

1- ¿Estarás o no?

Si no estas el interlocutor tiene que volver a repetir lo dicho anteriormente para que te enteres cuando vuelves y esto ocasiona una ineficiencia por un lado los que si estaban tienen que volver a escucharlo y por otro lado se interrumpe el hilo conductor de la reunión.

2- ¿Estás escribiendo mails?

No podemos hacer dos cosas a la vez. Crees que has oído y que tienes claro lo que se hablado sin embargo tu memoria no lo guarda y es muy probable que se te olvide así que para la próxima reunión nos lo traerá con la calidad y con el detalle necesario.

3- ¿Coges llamadas de teléfono?

Aunque no lo creas genera estrés y no prestas atención ni a la llamada ni a la reunión en la que estás. En realidad sabes que pueden hacerte una pregunta y debes contestar correctamente, cuando dices, me puedes repetir la pregunta….. tu imagen por los suelos, sabemos que no estabas…. crees que puedes hacer multitasking  y lo que estás es generándote auto estrés. La importancia de la atención plena, a través de ella mejoramos la eficiencia.

GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS REUNIONES TELEMÁTICAS : KAIROS SÍ ; CHRONOS NO

Hay una frase que creo que es importante recordar aunque sea de perogrullo: ” el tiempo es importante el de todo el mundo, no es tu tiempo más importante que el de otros, es igual de importante”.El respeto por el tiempo de todos es un mantra que deberíamos de incorporar en las reuniones.

La primera acción eliminatoria el cronograma e incorpora el Kairosgrama ¿Qué significa esto?.

Chronos es el dios del tiempo,  siempre que lo vemos nos muestra un tiempo tirando, un tiempo que nos domina, el tiempo se nos va  y no podemos hacer nada, no tengo tiempo…. para nada… generando angustia y estrés. El tiempo es finito..Las fotos de Kronos son significativas, los colores , la imagen de comerse a tus hijos nos muestran el tiempo como algo desagradable.  Kairos por contra es el dios de la oportunidad, del tiempo en positivo, del tiempo aprovechado, disfrutar del tiempo que tenemos.

Con la reuniones telemáticas he podido observar que ser mucho más estricto con el tiempo de duración cosa que en principio es positivo sin embargo y el momento en que parece que el tiempo es un tirano y donde hay que cortar si o si las reuniones porque tengo otra reunión que me está esperando en el minuto 00. Pensemos que la reuniones a veces se alargan, a veces se acortan, lo ideal es que sean eficiente pero lo que no puede ser es una agonía y dejar la reuniones a medias, cortar la reunión, salir corriendo porque tiene otra reunión y no tiene ni siquiera un segundo sencillamente para levantarse estirar las piernas, coger agua y continuar trabajando.

Ineficiencias generadas por no pensar en la gestion del tiempo:

1- Si vienes es para quedarte,

Si no puedes no vengas. Esta en una reunión y estar saliendo y entrando constantemente , demuestra que esa reunion estas por estar y no es importante. esta forma retrasa las reuniones. Si crees que la reunion no es necesaria, no es importante no vayas. Delega la reunión e incluso podrá solicitar grabarla que es otra ventaja que tiene el hacer reuniones telemáticas para verla contranquilidad luego y poder aportar a esa reunión ya ese tema que se está gestionando.

2- Dedica una parte del tiempo de la reunión telemática a la parte relacional.

Empezamos con un café, que sea distendida, las reuniones son para trabajar , no son un examen… Genera buen ambiente. Un ambiente fluido y un ambiente de calidad consigue que se llegue a consenso mucho antes que una reunión que se inicia con tensiones y con mal ambiente de trabajo.

Si tienes algún problema que va a ocasionar un conflicto, hablado previamente con la persona que convoca la reunión para que esta persona lo pueda gestionar, en lugar de lanzar una bomba que muchas ocasiones no se puede resolver en ese momento, por tanto se ha perdido el tiempo. Desconvocar una reunión a veces es buena idea.

3- En la convocatoria describe el tipo de reunión telemática vamos a tener.

El correo electrónico en el asunto incluye el tipo de reunión que estás convocando: reunión Agile, algún tipo de ceremonia. si es una reunión de creatividad, una reunión informativa, una reunión de proyecto, una reunión para solucionar un problema que se ha generado….. etc…

4- Las reuniones designale el tiempo que necesitas.

Establece el tiempo de antemano, la duración de la reunión según el tema a tratar no todas tienen que durar una hora. Deja espacio para poder trabajar. Ir de reunión en reunión es agotador, termina el día y lo que tengo es una lista interminable de cosas que hacer, que realmente no sé cuándo hacerlo, esto me lleva a procrastinar y genera un tremendo estrés y ansiedad parece que no voy a ser capaz de abordar todo lo que tengo encima y esto produce un estado enorme de irritabilidad que se traduce en una actitud poco colaboradora.

5- Los miércoles sin reuniones, ni telemáticas, ni presenciales, una opción:

Empecemos a ser valientes y poner en marcha acciones disruptivas. El Gestor del Cambio te ayudará a implementar este nuevo habito! Si es profesional sabe cómo.

Un día a la semana prohibido reunirse y así podemos dedicar tiempo a concentrarnos, éste además sería el día ideal de teletrabajo. Un día entero para sacar todo el trabajo que tenemos pendientes, estar concentrados y con la atención plena en el trabajo. Cuando trabajamos así conseguimos un Estado alfa que provoca en nuestro cerebro el brinstorming de ideación, conectamos ideas, surgen nuevas… Es un día a la semana altamente productivo no solo por las entregas, la calidad,  si no también son días que pueden surgir ideas de mejoras que aumentará la productividad del trabajo. Dice Elon Musk, cofundador de Tesla “Creo que este es el mejor consejo: piensa constantemente cómo podrías hacer mejor las cosas”.

LAS REUNIONES TELEMÁTICAS HÍBRIDAS SON COMO EL ACEITE Y EL AGUA

En la situación que vivimos actualmente nos encontraremos días en los que algunos teletrabajan y otros están de forma presencial y necesitamos reunirnos. Las reuniones híbridas son bastante ineficiente puesto que estás pendiente de: si la persona que está teletrabajando :

  • escucha o no escucha
  • cuando quiere aportar algo le cuesta intervenir porque en este caso la pantalla es una barrera
  • tienes que ir cambiando el ordenador la tablet o lo que estés utilizando de lugar si queremos que puede haber una pantalla o si estamos trabajando con post it….

Si tienes la opción de hacerlo todo presencial o todo telemático mucho mejor, en el caso que estemos trabajando un equipo en casa y otro equipo en la oficina en el momento que tengamos que juntarnos es mejor hacerlo todos de forma telemática.

“Las reuniones son momentos para pensar, solucionar o desatascar temas, aprender cosas, un impulso para continuar trabajando y  avanzando, ¿próximos pasos por favor? es una oportunidad para cohesionar los equipos.”

“Debes hacer cosas que realmente sean importantes, pero también debes divertirte, porque si no, no tendrás éxito”. Larry Page