7 Planes para iniciar un proyecto de Cambio y no morir en el intento
Aunque ya se habla más de la Gestión del Cambio en diferentes ámbitos, seguimos iniciando los proyectos sin un orden, sin diseñar un plan del Cambio.
Hace unos años no se hacían grandes cosas, ahora hemos pasado a creer que la Gestión del Cambio es la solución de los problemas a corto plazo. El agente del Cambio hace unos años no tenía mucho trabajo. Ahora, en ocasiones, parece una ventanilla de dudas. De repente vas por la empresa y alguien te dice:
“Estoy en un proyecto y necesito hacer cosas para el Cambio, ¿qué puedo hacer, hago un vídeo?
Y yo contesto: ¿un Cambio de que? ¿Tecnológico, cultural, organizacional? ¿Es un proyecto, a quién está dirigido?
Es cierto que el agente del Cambio debe tener la competencia de la improvisación, pero para realizar un Cambio de forma profesional es importante plantear el Cambio como un proyecto y yo incluso doy un paso más, ese proyecto luego gestionarlo como un producto, por tanto es importante:
El Branding del proyecto.
Saber cual es la propuesta de valor.
Conocer a nuestros clientes internos para trabajar de tal manera que nos compren el Cambio, etc.
Conocer los momentos de la verdad.
Saber quienes son nuestros aliados.
Qué actividades vamos a realizar.
Qué recursos tengo para llevarlo a cabo.
Cómo lo voy a medir.
Así que… ¿cómo iniciar un proyecto de Cambio y no morir en el intento?
Hay tres imprescindibles que nos ayudarán a no morir en el intento:
Gestionar el Cambio cada día es un trabajo de profesionales. La velocidad y la complejidad de las situaciones a transformar y la transformación digital de las organizaciones no son posibles si no tenemos un plan de acción organizado y liderado por profesionales.
Un Cambio bien diseñado y gestionado supone muchos beneficios para la organización, algunos son:
Saber dónde deseamos estar y trabajar profesionalmente el camino.
Motivar a las personas de la organización.
Aumentar el nivel de compromiso, la Dirección transmite credibilidad.
Mejorar el clima laboral, lo cual influye directamente en la cuenta de resultados.
Los líderes reafirman su liderazgo.
Favorecer que las personas crezcan y se desarrollen, por lo que se crean una cultura de alto desempeño.
Encontrar nuevos nichos de negocios, los Océanos Azules.
¿Cuándo comienza la Gestión del cambio?
Bajo la filosofía de las 5 M´s, la Gestión del Cambio tiene tres fases bien diferenciadas.
1ª FASE: la estrategia, que se elabora con la 1ª M y la 2ª M:Mostrar Interés y Marcar Estrategia. Desde el primer instante es necesario que estemos con el equipo técnico del proyecto. Esta es la fase de establecer la “Governance” (*), es el momento de definir el desafío.
3ª FASE: consolidar y mejorar, de esto de encarga la 5ª M: Mantener
¿Cuáles son las 9 claves?
El Cambio hay que liderarlo:
la figura de un Patrocinador que impulse el proyecto y que se involucre es clave para el éxito del proyecto. Trabajar la definición del desafío y que nos apoye en la alineación de la Dirección la Organización nos da una de las claves de cómo va a desarrollarse el proyecto.
Comunicar en diferentes registros,
la imaginación, el ingenio, el momentum y los mensajes adaptados al momento y a la cultura de la organización. Podemos utilizar mensajes lúdicos, serios o innovadores para abordar los momentos de mayor incertidumbre. Saber calibrar es otra clave del éxito.
planifica, planifica, planifica TODO. Como dicen los expertos en oratoria hasta los chistes tienen que estar ensayados. Es difícil, pero no pierdas nunca el buen humor y hazlo. Cuando iniciamos la implantación es como una obra de teatro, todo tiene que estar preparado. No cabe la indecisión. No podemos generar inseguridad. Los dos primeros meses deben estar planificados al detalle. En este momento tenemos que tener controlados los objetivos, las metas, los retos etc. Fallar aquí es correr un gran riesgo.
Rebélate al NO SE PUEDE:
ir preparado para esta frase y que no nos coja por sorpresa, llevar siempre en nuestro pensamiento esta otra frase. “Y si…”. Si te derrumbas a la primera, entraras en frustración y así no podrás apoyar el proyecto de Cambio. Desarrolla tu tolerancia a la frustración. Ten a mano personajes que inspiran. “A Albert Einstein le suspendieron en matemáticas en su adolescencia”
Detecta los QUICKS WINS (**),
gana puntos al inicio del proyecto. Irás ganado credibilidad y aliados para continuar y enfrentar las situaciones más complejas. Pasos firmes y seguros. Celebrando logros reales.
Deja de pensar que lo sabes todo,
involucra a las personas, pregunta escucha una y otra vez, no te preocupes, es bueno. Las ideas brillantes nacen de las ideas. Y las ideas están en la organización, aprovéchalas.
¡No seas tacaño!
Dedica tiempo a pensar en un buen plan de reconocimiento.
Haz un equipo profesional del Cambio,
¿le das a un gorrillalas llaves de tu coche para que te lo aparque? Pues no, porque es probable que se lo lleve ¿Por qué dejas entonces la estrategia del Cambio a los gorrillas del mercado? Escoge un equipo profesional que se comprometa hasta el final. Los proyectos del Cambio pueden recibir un revés inesperado necesitas a un compañero de viaje y no un gorrilla.
No pierdas el buen humor,
Esta es una de nuestras herramientas mágicas. Nuestra sonrisa, nuestra empatía y nuestro buen carácter son parte de ella. Recuerda estas para ayudar y acompañar no para generar más
Amanda Palazón @amandapalazon CEO Instituto de la Gestión del Cambio
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(*) Governance: Modelo de gobierno y de forma de trabajar.
El Foro Knowmad tiene como propósito dedicar un tiempo a dialogar, pensar, exponer ideas, tendencias, situaciones actuales… es un foro de conocimiento orientado a hacernos preguntas y ver puntos de vista diferentes sobre cómo afrontar un proyecto de gestión del cambio. Es un foro exclusivo de Pensamiento y conocimiento.
Los 3 Porqués de asistir a un #foroknowmad
Los líderes de las organizaciones debemos conocer las últimas tendencias empresariales para poder tomar decisiones estratégicas.
Automotivación. Líderes impulsores del cambio y estratégicos también necesitamos motivación y nos motivamos sabiendo que no estamos solos en este momento de cambio cultural.
Aprendizaje continuo. Los asistentes son personas expertas que saben de lo que hablan, lo que nos permite aprender del sector en el que trabajamos y hacer un networking de calidad.
El pasado 26 de enero celebramos el 2º Foro Knowmad Salud apoyado por Cerner, una empresa especializada en sistemas de información aplicadosal sector salud y el 5º Foro de la saga Knowmad que fundé hace un año.
En esta Ocasión, Ana Belén Correa, Directora de iMm, y Joan Reyes tuvieron la genial idea de dar un paso más y retrasmit porStreaming el Foro sirviéndonos de la tecnología, a través de Periscope (@periscopeco) Hasta 185 personas siguieron el debatea través de este canal on-line.
Nos reunimos en la sede de @CernerEsp con Julio Mayol, (@juliomayol) Jaime del Barrio, (@jaime_delbarrio) Llanos González, Rafael Ballester (@Ballester_Rafa) Juan Fernandez (@juanfdeortega),y yo que tuve el placer de moderar esta magnifica mesa de expertos en trasformación digital. En esta ocasión, el foro se tituló:
“Gestión del cambio y tecnología en las organizaciones de Salud”
Empezamos dando respuesta a una duda que suelen preguntarme mucho y suele existir en la gestión del cambio. ¿Gestión del cambio o transformación? ¿Es lo mismo? ¿Es diferente? Y Juan Fernández Director General de Cerner España, abrió la tertulia dándonos esta diferenciación:
“La gestión del cambio está orientada a proyectos concretos, simples, donde estudias de donde partimos a donde queremos llegar. En cambio latransformación es la suma de proyectos de gestión del cambio, es más complejo, impredecible y donde confluyen iniciativas de cambio“ Juan Fernández.
Esta definición es muy acertada cuando hablamos no solo de gestionar un cambiosino de crear cultura, ahora la cultura digital.
La cultura digital nos lleva a crear un entorno de colaboración entre equipos, a valorar la redarquía en lugar de jerarquía y laescucha activa, un concepto tremendamente necesario quea día de hoy seguimos sin utilizar. Además, estuvimos de acuerdo en la necesidad de mejorar la responsabilidad de nuestros colaboradores en esta nueva era digital.
Definición de responsabilidad según la RAE : capacidad existente en todo sujeto activo de derecho para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente.
Según Wiki: una persona se caracteriza por su responsabilidad porque tiene la virtud no sólo de tomar una serie de decisiones de manera consciente, sino también de asumir las consecuencias que tengan las citadas decisiones y de responder de las mismas ante quien corresponda en cada momento.
Y la pregunta es:
¿Cómo podíamos hacerlo?
Algunas ideas y conclusiones de la jornada :
1º Sobre LIDERAZGO:
Es necesaria la participación e involucración de los líderes, comentaba de Barrio que el sector salud se encontraba en el 8º puesto en el ranking de transformación digital y el farmacéutico en el 16º. Es necesario el impulso y la concienciación desde la dirección.
Juan Fernández, hablaba de hacer discursos con coherencia y claridad que dieran seguridad a nuestras plantillas, pone encima de la mesa la necesidad de que los lideres tengan capacidad de aprendizaje. Dice Rafael Ballester que los lideres deberíamos estar en constante formación. Necesitamos que los lideres tengan la capacidad de información para evolucionar.
Mayol, en la línea de buscar la disrupción para generar el cambio utilizó la metáfora: “En sanidad es más bien una Jam sesión”, ¡por cierto muy acertada bajo mi punto de vista!. En el jazz todos tienen un objetivo común.
LaJam sesión, como saben es un encuentro informal de improvisación musical. Es una reunión informal, con afinidad ente los asistentes, tanto en el estilo de música como en el concepto de improvisar.
Se toca una melodía de base y luego los músicos van incorporándose a la orquesta mientras improvisan, los músicos no tienen limitaciones, se confrontan técnicas, estilos e ideas y se arriesgan en la innovación.
Llanos, hizo hincapié en comunicar. Es importante que a los líderes nos enseñen a comunicar lo importante y desde la visión de las cosas, esto ya deberían enseñárnoslo en las universidades.
Ballester, los líderes deben ser capaces de consolidar el cambio, de mantenerlo en el tiempo y esto lo pueden hacer a través de la comunicación.
2º ORIENTACIÓN A RESULTADOS:
Otra idea que surgió fue ir hacia un modelo de resultado y no de sistemas productivos como hasta ahora. Lo cierto es que el estudio que realizamos en el instituto Mm confirma el 54% de nuestros líderes están orientados al sistema productivo que al resultado.
La demanda actual nos pide generar un sistema mucho más orientados a resultados y a las personas, entendiendo el concepto de personas en la gestión del talento. Esto significa “desarrollo de las personas y desarrollo de las organizaciones”. Una de las acciones este año mas demandadas en RRHH en las organizaciones son las canteras y los mentores dentro de la organización.
Mentores cuya misión es velar por el conocimiento y las buenas prácticas de la compañía a través de las personas de alto potencial y con posibilidades de tener una carrera profesional dentro de las organizaciones.
Es muy importante que se pueda empezar a medir comportamientos y difundir los casos de éxito de gestión del cambio y transformación. En esto no puedo estar más de acuerdo ya que el motivo de crear Congreso de Gestión del Cambio (www.congresointernacionalgestióndelcambio.com) fue precisamente el de crear un espacio para difundir los casos de éxito y fracaso y como poder hacer una gestión del cambio basada en las personas. Desde las distintas empresas, Pymes, Ibex 35, Megas etc.. surgieron 3 ideas de cómo hacerlo:
Líderes y colaboradores orientados a resultados económicos
Recomendaciones inversas, que debemos de dejar de hacer, esto es un pensamiento muy Lean.
Los tertulianos explicaban que quizás se apuntaba a una razón cultural. Apuntaba Mayol:Los Latinos piensan “haz todo lo necesario” mientras que los anglosajones piensan ”haz lo que sea útil”, utilitarismo.
4º INNOVACIÓN:
Por la mañana cuando iba en dirección al foro escuche esta noticia:
Aprovechando el foro les pregunté sobre esta noticia, Barrio apuntó que ya hace años que existe y no piel, ¡sino órganos humanos! ¡Imagínense los avances que hay y no lo sabemos! En 1999 se implantó la primera vejiga creada en un laboratorio, ya se pueden crear hígados, riñones etc… y los medios están mas preocupados de los fallecimientos y catástrofes que en contar los éxitos de las investigaciones, en fin….
El modelo que seguimos utilizando es el de la profecía auto cumplida. El modelo de conocimiento esta basado en lo conocido, para innovar debemos de ir a la investigación basada en hipótesis. La idea es la de pensar fuera de la caja: romper paradigmas aceptados, rechazar lo conocido para generar nuevas ideas.
5º LAS PERSONAS Y LOS PACIENTES
Llanos comentó la importancia de trasmitir en la comunicación de las implantaciones de nuevas herramientas el ¿para qué? Muchas de las resistencias las podríamos evitar si dedicaran tiempo a explicar que ventajas tiene cambiar un habito, forma de trabajar utilizando ese nuevo software o hardware. Cuesta mucho el cambio y sin embargo una vez que lo tienen claro ¡están encantadas! La pregunta es, ¿por que no nos lo han explicado bien?
Por otro lado los pacientes ya interactúan con los profesionales de la salud, ya son evaluadores, como hacemos en el Facebook, poner estrellas. El paciente tiene voz. Los pacientes empiezan a sentirse clientes, lo que en las organizaciones llamamos experiencia de cliente. La definición que mas me gusta es la de innovación un Prosumidor, es un concepto que nace en la innovación a causa de las redes sociales. Está formado por la fusión de producer (productor) y consumer (consumidor). El comportamiento del prosumidor se ve por que participa activamente en los medios sobre todo redes sociales, es un consumidor exigente, que es capaz de evaluar los pros y contras obteniendo la información por sus propios medios o formación.
Para el cierre del Foro #Knowmad Salud unas frases de cierre
Con Actitud, Talento y Tecnología podemos vivir en la era actual. Una historia real.
La historia que voy a contar es un hecho real , sucedió hace unas semana. Una Consultora senior de mas de 35 años de experiencia, tiene que viajar por motivos de trabajo a Francia. En el aeropuerto durante la espera del embarque, se deja el monedero en una tienda con las tarjetas y el dinero, 250€, exactamente. Se lleva el móvil y el Dni para embarcar…
!Y aquí comienza la historia!
Al desembarcar recibe la noticia por whatsapp, ya nos habían avisado por teléfono, la dependienta de la tienda muy amablemente nos llama para que vayamos a buscar el monedero. Para empezar nos entregan todo, no falta nada, el dinero está al completo, y sin tener obligación, se preocupa por encontrar algo que le indique que puede localizar a esa persona, así encuentra nuestros teléfonos, y se pone en contacto con nosotros para alertarnos de esta situación.
Al llegar a París, la consultora se da cuenta que no tiene nada, por tanto no puede salir de allí, me recordó a la película la terminal de Tom Hanks (@tomhanks), en este caso, no tiene dinero, ni tarjetas, por suerte ella es francesa así que el idioma lo domina. Su primera reacción es llamar a sus conocidos, sin embargo, están todos de vacaciones navideñas en sus lugares de origen, no estan en París.
Continua la aventura.
En este momento es cuando entra la tecnología en juego y el talento, nos sobreponemos a la situación y decimos, “hay que ayudarla y solucionar esta situación, de que recursos disponemos?”
7 pasos para salir de una terminal de Aeropuerto sin dinero y con un móvil
Desde Madrid, con el móvil lo primero que hago es registrarme en UBER, (@uber) así que puedo coger un taxi que la lleve a Paris. Solucionado el taxi!
A través de Pay pal (@PayPal) podemos comprar los billetes de tren que necesita. Solucionado el tren!
Para el hotel, tenemos Booking (@bookingcom), Trivago (@trivago) etc…. Solucionada la estancia!
Además miramos la posibilidad del enviar a través de iMovie un tutorial para que se bajara Samsung Pay.(@SamsungPay)Posible Solución al dinero!
También estuvimos mirando twyp, si era viable para enviarle dinero, todavía no conocíamos twyp cash (@ingdirectes). Posible Solución al dinero!
Todo esto nos informábamos entre compañeros para extraer ideas y el conocimiento por whattapp (@WhatsApp) incluido un compañero de Colombia. Actualmente es lo que llamamos, trabajo en red y trabajo en equipo, o mejor crowdsourcing. Conseguido!
Definición de Crowdsourcing: Se podría traducir al español como colaboración abierta distribuida o externalización abierta de tareas, y consiste en externalizar tareas que, tradicionalmente, realizaban empleados o contratistas, dejándolas a cargo de un grupo numeroso de personas o de una comunidad, a través de una convocatoria abierta. Fte-Wikipedia
Necesitaba el francés para gestionar otros detalles y yo no se hablar francés, ¿cómo lo hice? A través del SMS, el taxista me pidió detalle de información sobre el lugar de recogida, Utilicé el traductor de Google (@google) y nos comunicamos a la perfección.
Esto… ¿no es increíble?
¿Poder viajar tan solo con el móvil, el DNI y sin dinero?
Pero la historia no acaba ahí! Ahora es cuando viene la parte en que intervienen las personas y como la vida misma, no todo funcionó a la perfección, ahora necesitaba actitud:”El taxista y la consultora, no se encontraban en el aeropuerto! De repente todo lo que estaba perfectamente planificado, estudiado e ideal, se complicó.
Inicié a través del SMS la conversación con el Taxista y por el móvil con la consultora intentando que se pusieran de acuerdo y no lo conseguía. Intenté intercambiarles el número teléfono y que ellos se pusieran de acuerdo y no había manera, era algo incomprensible!!. ¿Que está pasando? les enviaba los números de teléfonos y no conseguía que se comunicaran, les enviaba pantallazos de las conversaciones y no había manera,
¿Qué pasaba?
Empezaban a surgir los nervios, empezaron los pánicos, como voy a salir de aquí! ¿qué puedo hacer?¿lo voy a conseguir?.Le pedí al taxista que por favor me ayudara, que no se fuera y él me respondió, si, no te preocupes, lo vamos a solucionar, el ya tenia cobrado el trayecto, si se hubiese ido en ese momento, el habría cobrado el tiempo que estuvo en el aeropuerto.
Y……! Encontramos el problema!
Fue un mal entendido (como suele pasar el 90% de las veces con la comunicación interna en las organizaciones y equipos) no especificamos que el número de teléfono que nos intercambiábamos era español y por tanto, no poníamos los prefijos correctos. Ese eran el motivo por el que no conseguían comunicar el taxista y la consultora. Cuando lo descubrimos, llevábamos una hora hablando….
La formula es correcta! La actitud multiplica, esta formula no falla, desde que me la contaron hace años, no dejo de ver casos en los que se aplica. pues ver el desarrollo en el blog de @byperson “tomando un café con..”http://byperson.es/amanda-palazon/
Las planificaciones, la organización de los proyectos , la tecnología sin duda deben existir de inicio, sin embargo, nada de esto funciona si no dedicamos tiempo y recursos a las personas y eso lo hace el profesional del cambio: la estrategia de personas, la gestión de las emociones, llevar al terreno la utilidad de esa nueva tecnología.
Kurt Lewin, pionero en la teorización del cambio y considerado como padre de la piscología moderna, nace en Polonia. En 1933 huye de Alemania Nazi a los Estados Unidos donde trabaja como docente en varias universidades americanas. En 1942 fue nombrado Presidente de la sociedad para el estudio psicología de temas sociales.
Lewin considera el cambio de comportamientos como el resultado de un conjunto de fuerzas dentro de un sistema (mostró a través de una serie de experiencias en EEUU que un grupo puede evolucionar e influenciar el cambio de comportamiento de sus miembros).
Los grupos están en un estado de equilibrio (dinámica de grupos / Zona de confort) pero pueden cambiar de comportamiento si se aumenta la presión para el cambio a la vez que se disminuyen los frenos.
La implicación del individuo en el cambio del grupo le lleva a adoptar con más facilidad los nuevos comportamientos.
Autor de la teoría de campo de fuerzas y teoría del cambio con el modelo DCC: DESCONGELAR – CAMBIAR- CONGELAR, Un modelo de referencia para describir el Cambio con gran sencillez y utilizando la metáfora del bloque de hielo, nos explica el proceso del cambio.
Descongelar, abrir la nevera para que se inicie el proceso, hay que descongelar las creencias y hábitos hasta ahora utilizados en la organización, no solo como individuos también como grupo, como colectivo.En este momento surgen las dudas generadoras de tensión, de ansiedad…¡es necesario iniciar la sensibilización!.
Cambiar, introducir la nueva forma de trabajar, para crear esa cultura , nuevas pautas, nuevos comportamientos, interiorizar nuevas pautas.
Y congelar, de esa forma podemos transformar en regla general este nueva forma de trabajar, solidificar esta nueva cultura, o forma de trabajar o sistema informático etc…
Lewin defiende que con este proceso es posible impulsar el cambio y posteriormente conseguir de nuevo momentos de estabilidad. Ya en 1940 identifica la fase de consolidación, solidez y estabilidad. La situación de cambio que estamos viviendo actualmente nos está llevando a la saturación de cambio en la empresas, no conseguimos consolidar, mantener en el tiempo los cambios para poder poner en marcha la mejora continua, las lecciones aprendidas y seguir evolucionando.
Para el estudio de las Resistencias, también nos hizo una aportación muy interesante, la teoría del campo vital de Lewis nos indica que debemos conocer las fuerzas negativas y positivas para identificar las resistencias del cambio, teniendo en cuenta: las del individuo, su status Quo, y las del grupo como influye unos con otros.
El grupo influye en el cambio
Un cambio que se percibe sin haber sido explicado produce inquietud y rumores dentro del grupo
La información y la participación del grupo al cambio hacen que al final se acepten las evoluciones
Esta teoría se ha verificado pero es, sin embargo, incompleta porque no toma en cuenta el objeto, la naturaleza del cambio (que puede generar resistencias inconscientes más profundas), ni tampoco el deseo de participación al cambio si no hay contrapartidas. Con el análisis que hace Lewin, define dos conjuntos de factores que apoyan el cambio los impulsores y los represores, si determinas la fuerza de cada uno de los factores podrás obtener la probabilidad de cambio, podrás conocer el nivel de éxito posible en ese cambio.La fórmula que nos aporta
Kurt Lewin, afirma que hay que tener en cuenta el comportamiento humano en relación con la tensión producida por la percepción el individuo tiene de si mismo y del ambiente, del entorno en el que se sitúa, ese es su espacio vital.Como ya sabemos la conducta es lo que vemos, como se explica en la teoría del iceberg. La conducta ha de entenderse como una constelación de variables independientes que forman un campo dinámico.
Lewin, además, nos aporta como promotor de la teoría Gestáltica (que no es lo mismo que la terapia Gestalt) la define como la teoría que nos explica como se configura la mente. Esta teoría nos explica que la información llega a través de ciertos elementos y canales , los sensoriales a través de la percepción o de la memoria, recuerdos etc…. En la experiencia que tiene el individuo en su interacción con el medio ambiente configura un carácter primario sobre los elementos. La suma de dichos elementos nos permite conocer el funcionamiento de la mente .
El modelo de LEWIN tiene la ventaja de ser fácil de entender y de reflejar un acercamiento sencillo.
Sin embargo es muy lineal y no explica realmente la vivencia de los implicados. Es un buen modelo de comprensión pero su debilidad radica en las posibilidades de intervención.
Algunos le reprochan también la noción de re-congelación al ser esta difícil de conseguir en periodos de cambios constantes.
Otros modelos dinámicos han enriquecido las dimensiones psicológicas y sociales del cambio.
Sin embargo el modelo LEWIN sigue siendo una lectura dinámica del proceso del cambio que ha servido de modelo impulsor de muchos desarrollos posteriores.
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Descongelar, abrir la nevera para que se inicie el proceso, hay que descongelar las creencias y hábitos hasta ahora utilizados en la organización, no solo como individuos también como grupo, como colectivo.En este momento surgen las dudas generadoras de tensión, de ansiedad…¡es necesario iniciar la sensibilización!.